Przekazywanie akt - zasady ogólne
Akta spraw ostatecznie załatwionych przechowuje się w jednostkach organizacyjnych przez okres dwóch lat, licząc od dnia 1 stycznia roku następnego po zamknięciu teczki spraw. Po upływie okresu przechowywania akt w jednostkach organizacyjnych należy akta przekazać do Archiwum. W przypadku, gdy konieczne stanie się pozostawienie akt w jednostce organizacyjnej na okres dłuższy niż dwa lata, do Archiwum przekazuje się ewidencję tych akt (spisy zdawczo-odbiorcze) z adnotacją, iż jednostka zachowuje te akta wyłącznie na zasadzie wypożyczenia z Archiwum. Przekazywanie dokumentacji składa się z kilku etapów, a jego zasady reguluje "Instrukcja Kancelaryjna".
Archiwum przejmuje z poszczególnych jednostek organizacyjnych akta spraw ostatecznie załatwionych, wyłącznie uporządkowane i tylko kompletnymi rocznikami w prawidłowo opisanych teczkach.
Dokumentacja powstająca i wpływająca do Uczelni dzieli się na:
Długość okresu przechowywania dokumentacji niearchiwalnej w latach określa się symbolem literowym i liczbą w zapisie arabskim (np. B2, B5, B10).
Symbol literowy "Bc" oznacza kategorię dokumentacji posiadającej krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym wykorzystaniu jest przekazywana z jednostki organizacyjnej na makulaturę w porozumieniu z Archiwum Uczelni i za zgodą Archiwum Państwowego.
Porządkowanie akt kategorii A, BE 50 polega na:
Porządkowanie akt kategorii B 50, B 10, B 5 polega na:
Na wierzchniej okładce (link do wzoru) umieszcza się następujące informacje:
Grubość teczki nie powinna przekraczać 5 cm (ok. 500 arkuszy papieru maszynowego). W sytuacji, gdy w ciągu danego roku kalendarzowego zgrupowano w teczce większą ilość pism, należy taką teczkę podzielić na 2 lub więcej tomów, możliwie o jednakowej grubości, określając je jako tom I, II, III itd.
Ostatnim etapem przygotowania akt do przekazania do Archiwum jest sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych. Spisy przygotowuje się osobno osobno dla akt kategorii A (cztery egzemplarze) i osobno dla akt kategorii B (trzy egzemplarze). Jednostki organizacyjne są zobowiązane do przechowywania wszystkich spisów zdawczo-odbiorczych w specjalnie dla tego celu założonej teczce.
Przy wypełnianiu spisów zdawczo-odbiorczych należy zachować kolejność wpisywanych teczek zgodną z kolejnością haseł wynikających z jednolitego rzeczowego wykazu akt (np. teczka spraw oznaczona symbolem 0310 jest wpisana po teczce oznaczonej symbolem 0300, natomiast teczka o symbolu 021 będzie wpisana po teczce 0003).
Pod jedną pozycją spisu zdawczo-odbiorczego ujmuje się wyłącznie jedną teczkę.
Przed przewiezieniem akt należy porozumieć się z Archiwum Uczelni w celem ustalenia dokładnego terminu przekazania dokumentacji.
Archiwum przejmuje z poszczególnych jednostek organizacyjnych akta spraw ostatecznie załatwionych, wyłącznie uporządkowane i tylko kompletnymi rocznikami w prawidłowo opisanych teczkach.
Dokumentacja powstająca i wpływająca do Uczelni dzieli się na:
- materiały archiwalne (kategoria A) wchodzące w skład państwowego zasobu archiwalnego, posiadające trwałe znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej,
- dokumentację niearchiwalną (kategoria B), czyli wszelką inną dokumentację aniżeli wymieniona w punkcie "a", tj. dokumentację posiadającą jedynie czasowe znaczenie praktyczne.
Długość okresu przechowywania dokumentacji niearchiwalnej w latach określa się symbolem literowym i liczbą w zapisie arabskim (np. B2, B5, B10).
Symbol literowy "Bc" oznacza kategorię dokumentacji posiadającej krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym wykorzystaniu jest przekazywana z jednostki organizacyjnej na makulaturę w porozumieniu z Archiwum Uczelni i za zgodą Archiwum Państwowego.
Porządkowanie akt kategorii A, BE 50 polega na:
- ułożeniu akt wewnątrz teczki zgodnie ze spisem spraw, a w obrębie sprawy chronologicznie, co oznacza, że pisma najstarsze są na wierzchu a pisma najmłodsze na spodzie,
- wyłączeniu wszystkich wtórników i nieistotnych pism przewodnich, brudnopisów, nieistotnej korespondencji itp.,
- usunięciu wszystkich części metalowych (spinacze, zszywki itp.),
- ponumerowaniu wszystkich zapisanych stron miękkim ołówkiem w prawym górnym rogu, a na odwrocie strony w lewym,
- zszyciu uporządkowanych akt w teczkach o kartonowych okładkach (nie zszywa się dokumentacji, która ze względu na swą postać nie może lub nie musi być zszywana np. fotografie, taśmy z nagraniami itp.),
- prawidłowym opisaniu teczki.
Porządkowanie akt kategorii B 50, B 10, B 5 polega na:
- zszyciu akt,
- prawidłowym opisaniu teczki.
Na wierzchniej okładce (link do wzoru) umieszcza się następujące informacje:
- na środku teczki u góry - pełna nazwa Uczelni, jednostki organizacyjnej, w której dane akta powstały (może to być oryginalny nadruk lub pieczątka),
- w lewym górnym rogu teczki (poniżej pieczątki) - znak akt, który składa się z oznaczenia kodowego jednostki organizacyjnej oraz symbolu klasy hasła klasyfikacyjnego wg jednolitego rzeczowego wykazu akt (link do JRWA)
- w prawym górnym rogu teczki - znak kategorii archiwalnej (kategoria "A" lub "B", z podaniem przy kategorii "B" okresu przechowywania),
- na środku teczki - tytuł wg literalnego brzmienia hasła w jednolitym rzeczowym wykazie akt (pod hasłem należy zamieścić dodatkowe informacje precyzujące zawartość teczki),
- pod tytułem teczki - daty krańcowe oraz ilość zapisanych stron,
- w lewym dolnym rogu - numer teczki,
- w prawym dolnym rogu - pozostawić wolne miejsce, w które pracownik Archiwum wpisze sygnaturę archiwalną.
Grubość teczki nie powinna przekraczać 5 cm (ok. 500 arkuszy papieru maszynowego). W sytuacji, gdy w ciągu danego roku kalendarzowego zgrupowano w teczce większą ilość pism, należy taką teczkę podzielić na 2 lub więcej tomów, możliwie o jednakowej grubości, określając je jako tom I, II, III itd.
Ostatnim etapem przygotowania akt do przekazania do Archiwum jest sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych. Spisy przygotowuje się osobno osobno dla akt kategorii A (cztery egzemplarze) i osobno dla akt kategorii B (trzy egzemplarze). Jednostki organizacyjne są zobowiązane do przechowywania wszystkich spisów zdawczo-odbiorczych w specjalnie dla tego celu założonej teczce.
Przy wypełnianiu spisów zdawczo-odbiorczych należy zachować kolejność wpisywanych teczek zgodną z kolejnością haseł wynikających z jednolitego rzeczowego wykazu akt (np. teczka spraw oznaczona symbolem 0310 jest wpisana po teczce oznaczonej symbolem 0300, natomiast teczka o symbolu 021 będzie wpisana po teczce 0003).
Pod jedną pozycją spisu zdawczo-odbiorczego ujmuje się wyłącznie jedną teczkę.
Przed przewiezieniem akt należy porozumieć się z Archiwum Uczelni w celem ustalenia dokładnego terminu przekazania dokumentacji.