Wydzielanie i brakowanie dokumentacji
Zakazuje się brakowania przez jednostki organizacyjne dokumentacji we własnym zakresie z wyjątkiem akt kategorii Bc, ale ich brakowanie także wymaga zgody Archiwum oraz Archiwum Państwowego. Przez wydzielanie akt należy rozumieć zakwalifikowanie do odpowiedniej kategorii archiwalnej tych akt, które dotychczas nie były jeszcze zakwalifikowane lub były zakwalifikowane niewłaściwie.
Wydzielenia akt dokonuje komisja, w skład której wchodzą:
Komisja brakowania sporządza w dwóch egzemplarzach wniosek brakowania obejmujący:
Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę podpisują wszyscy członkowie komisji, a wniosek o wydanie zezwolenia na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej podpisuje Rektor. Jeden egzemplarz (oryginał) wniosku brakowania przekazuje się do Archiwum Państwowego celem uzyskania zgody na wybrakowanie dokumentacji.
Pod jedną pozycją spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub do zniszczenia można umieścić dowolną ilość teczek o tym samym tytule. Przy wypełnieniu spisu dokumentacji niarchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub do zniszczenia należy zachować kolejność wpisywanych haseł zgodną z kolejnością haseł wynikających z jednolitego rzeczowego wykazu akt.
Wydzielenia akt dokonuje komisja, w skład której wchodzą:
- kierownik jednostki organizacyjnej, której akta mają być brakowane (pełni funkcję przewodniczącego komisji)
- pracownik sekretariatu jednostki organizacyjnej
- pracownik Archiwum
Komisja brakowania sporządza w dwóch egzemplarzach wniosek brakowania obejmujący:
- spis dokumentacji niearchiwalnej /aktowej/ przeznaczonej na makulaturę lub do zniszczenia
- protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej i wniosek wydania zezwolenia na przekazanie na makulaturę lub do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej
Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę podpisują wszyscy członkowie komisji, a wniosek o wydanie zezwolenia na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej podpisuje Rektor. Jeden egzemplarz (oryginał) wniosku brakowania przekazuje się do Archiwum Państwowego celem uzyskania zgody na wybrakowanie dokumentacji.
Pod jedną pozycją spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub do zniszczenia można umieścić dowolną ilość teczek o tym samym tytule. Przy wypełnieniu spisu dokumentacji niarchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub do zniszczenia należy zachować kolejność wpisywanych haseł zgodną z kolejnością haseł wynikających z jednolitego rzeczowego wykazu akt.