Pliki do pobrania:
Instrukcja Kanc. (PDF)JRWA (PDF)ZW 03/99 (PDF)ZW 23/2001 (PDF)
Wzór spisu (DOCX)
Dane doktoraty (XLS)Dane habilitacje (XLS)Dane profesorskie (XLS)
Przekazywanie akt doktorskich, habilitacyjnych
i profesorskich
i profesorskich
Porządkowanie akt przewodów doktorskich, habilitacyjnych oraz profesorskich zaczynamy od porządkowania dokumentów wewnątrz teczki. Każdą teczkę należy porządkować osobno unikając przemieszczenia dokumentów między teczkami.
W pierwszym etapie wydzielamy dokumenty własne doktoranta, habilitanta czy też profesora. Świadectwo dojrzałości, odpisy dyplomów, odpisy aktu urodzenia, małżeństwa, zgonu, itp. najlepiej zebrać w osobnej kopercie i umieścić na końcu teczki. (Odpis dyplomu magisterskiego/doktorskiego/doktora habilitowanego kserujemy, uwierzytelniamy i zszywamy w teczce).
Następnie czyścimy teczkę z wszystkich wtórników i nieistotnych pism przewodnich, brudnopisów, nieistotnej korespondencji itp.
Kolejnym etapem jest pogrupowanie dokumentów w sprawy i ułożenie ich chronologicznie w obrębie każdej z nich (od najstarszej do najmłodszej w oparciu o daty powstania lub wpływu pisma).
Po uporządkowaniu spraw w teczce przystępujemy do usunięcia wszelkich elementów metalowych i plastikowych, paginujemy wszystkie zapisane strony, wypełniamy spis zawartości teczki oraz dołączamy na końcu wypełnioną Kartę potwierdzenia zawartości teczki (dotyczy dokumentacji powstałej od 2008 r.) po czym zszywamy dokumenty. Dokumenty, których nie da się zszyć (np. dokumenty drobne, wykonane z delikatnego papieru, fotografie, płyty CD itp.) należy zgromadzić w osobnej kopercie umieszczonej na końcu teczki.
Ostatnim etapem porządkowania jest właściwe opisanie teczki zgodnie ze wzorem.
Po prawidłowym uporządkowaniu akt przewodów doktorskich, habilitacyjnych oraz profesorskich układamy teczki w kolejności haseł z jednolitego rzeczowego wykazu akt, sporządzamy spis zdawczo - odbiorczym i nadajemy teczkom kolejne numery zgodnie ze spisem.
Do przekazywanej dokumentacji należy dołączyć pliki z danymi do elektronicznego systemu ewidencji teczek używanego w Archiwum Uczelni. Archiwum przyjmuje pliki nie tylko w formacie XLS, ale też inne popularne formaty wymiany danych (np. DBF, CSV; ważny jest uporządkowany charakter danych).
W pierwszym etapie wydzielamy dokumenty własne doktoranta, habilitanta czy też profesora. Świadectwo dojrzałości, odpisy dyplomów, odpisy aktu urodzenia, małżeństwa, zgonu, itp. najlepiej zebrać w osobnej kopercie i umieścić na końcu teczki. (Odpis dyplomu magisterskiego/doktorskiego/doktora habilitowanego kserujemy, uwierzytelniamy i zszywamy w teczce).
Następnie czyścimy teczkę z wszystkich wtórników i nieistotnych pism przewodnich, brudnopisów, nieistotnej korespondencji itp.
Kolejnym etapem jest pogrupowanie dokumentów w sprawy i ułożenie ich chronologicznie w obrębie każdej z nich (od najstarszej do najmłodszej w oparciu o daty powstania lub wpływu pisma).
Po uporządkowaniu spraw w teczce przystępujemy do usunięcia wszelkich elementów metalowych i plastikowych, paginujemy wszystkie zapisane strony, wypełniamy spis zawartości teczki oraz dołączamy na końcu wypełnioną Kartę potwierdzenia zawartości teczki (dotyczy dokumentacji powstałej od 2008 r.) po czym zszywamy dokumenty. Dokumenty, których nie da się zszyć (np. dokumenty drobne, wykonane z delikatnego papieru, fotografie, płyty CD itp.) należy zgromadzić w osobnej kopercie umieszczonej na końcu teczki.
Ostatnim etapem porządkowania jest właściwe opisanie teczki zgodnie ze wzorem.
Po prawidłowym uporządkowaniu akt przewodów doktorskich, habilitacyjnych oraz profesorskich układamy teczki w kolejności haseł z jednolitego rzeczowego wykazu akt, sporządzamy spis zdawczo - odbiorczym i nadajemy teczkom kolejne numery zgodnie ze spisem.
Do przekazywanej dokumentacji należy dołączyć pliki z danymi do elektronicznego systemu ewidencji teczek używanego w Archiwum Uczelni. Archiwum przyjmuje pliki nie tylko w formacie XLS, ale też inne popularne formaty wymiany danych (np. DBF, CSV; ważny jest uporządkowany charakter danych).