Pliki do pobrania:
Instrukcja Kanc. (PDF)JRWA (PDF)ZW 03/99 (PDF)ZW 23/2001 (PDF)
Wzór spisu (DOCX)
Dane słuchaczy (XLS)
Przekazywanie akt studiów podyplomowych
Przekazywanie do Archiwum akt słuchaczy studiów podyplomowych odbywa się podobnie do przekazywania akt studentów.
Wydzielanie dokumentów do przekazania.
Przed przystąpieniem do porządkowania dokumentów warto ustalić dokładną listę teczek, które powinny być przekazane i upewnić się, że pracujemy na kompletnym materiale.
Porządkowanie dokumentacji.
Na początek dzielimy teczki wg kierunków/nazw studiów podyplomowych, a następnie wg edycji. W obrębie każdej edycji teczki słuchaczy powinny być ułożone alfabetycznie.
Przystępujemy do porządkowania dokumentów wewnątrz teczek. Każdą teczkę należy porządkować osobno unikając przemieszania dokumentów między teczkami. W pierwszym etapie wydzielamy dokumenty własne słuchacza. Nieodebrane odpisy dyplomów, świadectw ukończenia itp. najlepiej zebrać w osobnej kopercie i umieścić na końcu teczki. Następnie czyścimy teczkę z brudnopisów, nieistotnej korespondencji i wtórników. Kolejnym krokiem jest pogrupowanie dokumentów w sprawy i ułożenie ich chronologicznie w obrębie każdej z nich. Sprawy w teczkach układamy chronologicznie (od najstarszej do najmłodszej w oparciu o daty powstania lub wpływu pierwszego pisma w danej sprawie).
Po uporządkowaniu spraw w teczce przystępujemy do usunięcia wszelkich elementów metalowych i plastikowych, paginujemy wszystkie zapisane strony, wypełniamy spis zawartości teczki oraz dołączamy na końcu wypełnioną Kartę potwierdzenia zawartości teczki (dotyczy dokumentacji powstałej od 2008 r.) po czym zszywamy dokumenty. Dokumenty, których nie da się zszyć (np. dokumenty drobne, wykonane z delikatnego papieru, fotografie, płyty CD itp.) należy zgromadzić w osobnej kopercie umieszczonej na końcu teczki.
Ostatnim etapem porządkowania jest właściwe opisanie teczki zgodnie ze wzorem.
Przygotowanie spisów zdawczo-odbiorczych i plików do elektronicznego systemu ewidencji teczek.
Dla każdej z grup teczek wytworzonych przez daną jednostkę organizacyjną, które mają być przekazane do Archiwum Uczelni sporządzamy osobny spis zdawczo odbiorczy. W odróżnieniu od akt studentów dopuszcza się umieszczenie na jednym spisie zdawczo-odbiorczym teczek różnych kierunków/nazw studiów podyplomowych i różnych edycji. Należy jednak pamiętać, aby ze spisu jasno wynikało, do którego studium i edycji każda teczka należy. Pod jedną pozycją spisu zdawczo-odbiorczego może się znajdować tylko jedna teczka. Na teczki nanosimy też numer odpowiadający ich pozycjom ze spisu.
Do przekazywanej dokumentacji należy dołączyć pliki z danymi do elektronicznego systemu ewidencji teczek używanego w Archiwum Uczelni. Archiwum przyjmuje pliki nie tylko w formacie XLS, ale też inne popularne formaty wymiany danych (np. DBF, CSV; ważny jest uporządkowany charakter danych).
Wydzielanie dokumentów do przekazania.
Przed przystąpieniem do porządkowania dokumentów warto ustalić dokładną listę teczek, które powinny być przekazane i upewnić się, że pracujemy na kompletnym materiale.
Porządkowanie dokumentacji.
Na początek dzielimy teczki wg kierunków/nazw studiów podyplomowych, a następnie wg edycji. W obrębie każdej edycji teczki słuchaczy powinny być ułożone alfabetycznie.
Przystępujemy do porządkowania dokumentów wewnątrz teczek. Każdą teczkę należy porządkować osobno unikając przemieszania dokumentów między teczkami. W pierwszym etapie wydzielamy dokumenty własne słuchacza. Nieodebrane odpisy dyplomów, świadectw ukończenia itp. najlepiej zebrać w osobnej kopercie i umieścić na końcu teczki. Następnie czyścimy teczkę z brudnopisów, nieistotnej korespondencji i wtórników. Kolejnym krokiem jest pogrupowanie dokumentów w sprawy i ułożenie ich chronologicznie w obrębie każdej z nich. Sprawy w teczkach układamy chronologicznie (od najstarszej do najmłodszej w oparciu o daty powstania lub wpływu pierwszego pisma w danej sprawie).
Po uporządkowaniu spraw w teczce przystępujemy do usunięcia wszelkich elementów metalowych i plastikowych, paginujemy wszystkie zapisane strony, wypełniamy spis zawartości teczki oraz dołączamy na końcu wypełnioną Kartę potwierdzenia zawartości teczki (dotyczy dokumentacji powstałej od 2008 r.) po czym zszywamy dokumenty. Dokumenty, których nie da się zszyć (np. dokumenty drobne, wykonane z delikatnego papieru, fotografie, płyty CD itp.) należy zgromadzić w osobnej kopercie umieszczonej na końcu teczki.
Ostatnim etapem porządkowania jest właściwe opisanie teczki zgodnie ze wzorem.
Przygotowanie spisów zdawczo-odbiorczych i plików do elektronicznego systemu ewidencji teczek.
Dla każdej z grup teczek wytworzonych przez daną jednostkę organizacyjną, które mają być przekazane do Archiwum Uczelni sporządzamy osobny spis zdawczo odbiorczy. W odróżnieniu od akt studentów dopuszcza się umieszczenie na jednym spisie zdawczo-odbiorczym teczek różnych kierunków/nazw studiów podyplomowych i różnych edycji. Należy jednak pamiętać, aby ze spisu jasno wynikało, do którego studium i edycji każda teczka należy. Pod jedną pozycją spisu zdawczo-odbiorczego może się znajdować tylko jedna teczka. Na teczki nanosimy też numer odpowiadający ich pozycjom ze spisu.
Do przekazywanej dokumentacji należy dołączyć pliki z danymi do elektronicznego systemu ewidencji teczek używanego w Archiwum Uczelni. Archiwum przyjmuje pliki nie tylko w formacie XLS, ale też inne popularne formaty wymiany danych (np. DBF, CSV; ważny jest uporządkowany charakter danych).